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沈阳化工大学科亚学院财务报销规定

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佚名
为加强学院会计基础工作,进一步规范和完善学院财务报销程序和手续,方便广大教职工办理财务报销业务,提高工作效率,依据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《高等学校会计制度》等,结合学院实际,特制定本规定。
一、报销单据要求
(一)从外单位取得的报销单据必须是印制有税务机关发票监制章的税务发票(火车、飞机、汽车、轮船及部分交通费票据除外),或者为印制有财政部门票据监制章的行政事业性收据,并且内容必须据实填写完整。具体包括:受票单位名称(必须是单位全称沈阳建筑大学城市建设学院);开票日期;物品名称或费用内容;数量、单价及金额(金额大小写须一致)小写必须写到分位,没有的用"0"补齐;开票人签名或盖章(开票人姓名应用全称);必须加盖开票单位财务专用章或发票专用章或收费专用章。对小规模经营者、个体工商户等确实无法开出合法票据的,可由当地税务部门代开,开出的票据必须印制有税务部门监制章并加盖开票税务机关的印章。
(二)报销发票或收据记载的各项内容均不得有涂改、挖补等现象。内容记载有错误的,应由出具单位重开或者更正,更正处必须加盖出具单位公章;金额记载有错误的,应由出具单位重开,不得在原单据上更正。金额大小写不一致,且大写金额小于小写金额,又不便重开的,报销时以大写为准。一式几联的发票或收据,必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写,否则不予报销。
(三)对笼统以办公用品、文具、材料、图书或代码填开的批量购物发票,必须索要所购买物品的明细清单,并加盖与发票签章相同的财务专用章或发票专用章。
(四)在超市购买商品报销时,须提供超市机制发票(发票上须注明品名、单价、数量),方可给予报销;如超市提供的是手工发票,须附上机制购物清单,方可给予报销。
(五)经上级有关部门或领导批准的经济业务(含会议、考察、培训等),报销时必须附批准文件。各类旅行社开具的发票不得作为学习、培训、会议、考察、调研等活动的报销凭据。
(六)各种原始发票或收据不慎丢失,须取得原开票单位的发票存根或记账联的复印件,并加盖原开票单位财务专用章或发票专用章并经当事人所在单位(部门)领导签署意见方可作为报销单据。
(七)为提高报账工作效率,便于会计凭证的装订及保管,原始凭证粘贴应分类整齐地粘贴在贴笺上,填明单据张数、金额。贴笺上填明的单据张数、金额等交财务处报销时不得有涂改现象。根据“一事一报”的原则,不得将单据不加区分地混合粘贴在一张贴笺上。对不按规定类别粘贴且粘贴不整齐的报销单据,财务处不予受理。具体类别如下:
1.差旅费
差旅费单据包括:火车、轮船、飞机、汽车票及相关手续费;出差地的市内交通费以及与出差有关的本市零星交通费;出差地的住宿费、会务费以及有关的会议通知等票据。
2.交通费
交通费单据包括:为本市内交通费、公交车费、租车费、燃油费、过桥过路及停车费等票据。
3.电话费
4.邮寄费
5.办公费
办公费单据包括日常办公用品等票据。
6.接待费
接待费单据包括:餐费、接待客人的住宿费、考察费和交通费等票据。
7.图书购置费
8.材料费
材料费单据包括:试剂、工具、玻璃器皿等实习、实验材料及科研消耗材料的票据等。
9.设备购置费
设备购置费单据包括:购入各种达到学院固定资产标准的设备、器材购置发票及购置设备的关税、车辆购置税、运杂费等票据。新增固定资产到资产处办理资产增值手续,加工费、实验费、测试费等要附有合同
10.修缮费
修缮费单据包括各零星修缮(含维修、装修)工程的工程结算单、发票等票据。
11.物业管理费
物业管理费单据包括绿化、环境卫生等费用票据。
12.其他费用
以上未包括其它业务开支票据。
二、报销手续规定
(一)报销手续的一般规定
1.办理支出报销业务必须按规定取得或填制合法、有效的原始凭证。对不合法、不完整的原始凭证,财务处有权拒绝办理。特殊原因须附书面情况说明,经办人所在单位(部门)分管学院领导审批;学院领导审批。
2.为保证会计核算及时、正常进行,当年取得的报销凭据(以报销凭据上的日期为准),原则上当年报销;当年第四季度取得的报销凭据,可延长至次年1月31日前报销。
3.同一笔经济业务的报销凭证应合并核算,不得人为拆分。报销金额达到一定额度,须经学院领导审批的,必须由学院领导审批签字。
4.每项开支必须有经费来源渠道(经费指标)并符合规定开支标准。经费开支审批负责人,在审签时须注明经费来源。审批人没有注明经费来源的,会计人员将不予受理。对超“经费项目”余额或没有经费来源(经费指标)的开支不予报销。超支部分需学院领导特批方可报销。
5.各类开支报销须有经办人、证明人(或验收人)、审批人签字,所有签字一律用蓝黑钢笔或签字笔,且字迹清晰,不得使用圆珠笔签字。经办人、证明人(或验收人)、审批人不能同为一人。审批人对所审签票据的真实性、合法性负责。
6.通过内部转账结算办理报销手续时,填制内部转账单。为严格执行财务制度和规定,通过内部转账办理的支出内容,必须是与各单位(部门)业务相关的且是真实发生的。
(二)物品购置开支报销手续
1.一般物料用品开支报销手续
一般物料用品开支报销应取得购物发票,并按规定办理验收和审批手续后才能报销。
2.低值耐用品开支报销手续
单价在200元以上500元以下的低值耐用品,其开支应在取得购物发票,按规定办理验收和低值耐用品登记手续(取得经资产管理处审核的低值耐用品手续单)并按规定履行审批手续后方能报销。
3.达到固定资产标准的仪器设备开支报销手续
单价在500元以上(含500元)能独立使用且使用年限在一年以上并在使用过程中保持原有形态的物品按固定资产管理[单价在1000元以上(含1000元)的软件也按固定资产管理],其开支应在取得购物发票,按规定办理验收(取得经资产管理处核对的固定资产采购入库单)和固定资产登记手续(取得经资产管理处审核的固定资产出库单)并按规定履行审批手续后方能报销。由资产管理处统一采购的批量购入设备、器材,还应附采购申请审批单
(三)图书资料购置报销手续
购入图书资料按规定须办理入藏手续的,应凭文献资料入藏手续单、购物发票办理报销手续。
(四)业务招待费报销手续
业务招待费报销必须按次注明接待日期、对象、事由经负责人审批后才能报销。
(五)教职工出差差旅费报销办法        
 差旅费报销执行学校标准,差旅费应在出差返回后3个工作日内报销。差旅费报销应按差次填写“差旅费报销单”,并附上按规定粘贴好的有关原始单据(参加会议或培训的,需附会议主办单位的会议通知单等),经规定程序审批后才能报销。如同时出差多人,并一齐报销时,必须详细列明所有出差人员姓名。
如果报销差旅费,填写差旅费报销单,并注明出差任务、时间、出发地、到达地及车船费金额和其他费用。
(六)工作人员外出办事原则上不允许乘坐出租车,因公需要用车可向院办申请派车,在没有车的情况下如公务不紧急应乘坐公交车辆,如公务紧急须向本部门负责人请示同意、院办车辆管理人员签字确认。出租车车票报销时要注明时间乘坐出租车的起止地点、金额、公务事由、乘坐人。
市内公共交通费、租车费报销时须按次写明时间及事由;学院公车的燃油费、过桥过路费、停车费及车辆维修费、保险费等应注明车牌号。非学院公车的燃油费、过桥过路费、停车费除可在实习费(不含教育经费课题)报销外,其他费用如车辆购置费、维修费、保险费、年检费等不予报销。
(七)工资发放时间为:每月28日。课酬发放时间为:每月28日。
按规定发放的教职员工工资、专、兼职教师课时酬金、加班费、劳务费、各种补助、奖金、津贴、临时工工资等,发放表要按人造册,注明标准、工作天数或工作量。必须有人事处或教务处负责人、经办人签名,由分管及主管院长审批。领款人要签署真实姓名,不得虚报冒领。
在职人员工资、课酬、学生奖助学金及各种补助等一律以银行卡形式发放至本人手中,所有相关人员有义务配合财务部门依据银行规定办理银行卡及挂失补办手续。若发生银行卡遗失的,必须在每月20日前将补办的银行卡号告知人事处或教务处并由其告知计划财务处,以便财务部门及时变更,以防发生差错.
领报的教职员工工资、专、兼职教师课时酬金、加班费、劳务费、各种补助、奖金、津贴、临时工工资等,由计划财务处按照《中华人民共和国个人所得税法》规定,代扣代缴个人所得税。
(八)零星修缮工程(含维修、装修、安装)等开支报销须凭合同、加工或维修明细清单(注明材料费、人工费等)、工程结算单、工程验收证明、发票以及审批手续单办理报销手续。符合固定资产或低值耐用品标准的,还需按规定办理验收、登记手续。
三、往来帐款结算的要求
1.出差人员因出差所借差旅费,应该在出差回来3日内办理报销还款手续。
2.零星购物、会议等所借备用金,应于购物、会议后一周内结帐。备用金须在每一会计年度末结清,如需要,第二年按程序重新办理
3.采用转帐支票结算的各类借款,经办人须在十天内办理报销帐款手续;采用汇票或汇款结算的各类借款,经办人须在二十天内办理报销帐款手续。
4.借款必须一事一借,一事一清,所借款项必须在相应期限内结算,前账不清,后账不借。借款单数额较大的支出填写费用支出说明单。借款人因调离岗位或岗位变更必须还清借款。
5、计划财务处每月向在规定日期内未报账的人员下发催款通知,在计划财务处下达催款通知单1个月后仍不报销者,属个人原因造成的,由借款人承担,计划财务处有权在当事人工资中扣还借款。属部门原因造成的,由部门承担,从借款人所在部门的预算经费中抵扣并追究其部门主要负责人责任。
四、报销程序:
 1、差旅费、交通费等费用报销程序
    填写报销单、粘贴车票、取得的正规发票或收据→部门负责人证明→会计审核→院领导批准→会计记账→出纳支款或收款
2、购买的不须入库或验收物品的报销程序
    取得正规发票或收据→注明用途或事由、经手人→部门负责人证明→会计审核→院领导批准→会计记账→出纳支款或收款
3、购买的须办理入库或验收的资产或物品的报销程序
取得正规发票→填写资产登记单据、经手人→部门负责人证明→办理入库或验收手续→会计审核→院领导批准→会计记账→出纳支款或收款
五、现金支付规定
(一)向外单位购买物品、支付工程款或服务费用开支在500元以上(含500元)的,应通过银行转账结算,不得自行用现金结算。通过银行转账结算,经办人须提供收款单位全称、账号、开户银行名称等信息,收款单位名称须与发票或收据上收款单位全称一致,否则财务处不予办理。
(二)凡是学院内单位之间办理的各项经济业务,实行内部转账结算,不得支付现金。
(三)退还押金等款项时,若押金交的是现金,则退押金时可退付现金,但须交还现金交款单和原收款收据;若押金是通过银行转账,则退付押金必须通过银行转账,不得退付现金。
(四)各单位(部门)因业务需要支付的现金,原则上必须从计划财务处提取,不得从业务收入的现金或其他借款中直接支付(即不得坐支现金)。
(五)各单位(部门)办理经济事项需要的大额现金需提前向财务处报用款计划。需提前两个工作日向计划财务处申请用款。无申请用款的大额现金支出财会人员将延期办理。
六、银行结算注意的事项
1.转帐支票与现金支票的注意事项
(1)申领转帐支票请填写申请单,由分管院长签字并由会计审核人员审核后到出纳人员处办理。
(2)因各类报销及发放金额较大,由计财处开具现金支票给报销人员自行去银行提取现金的,经手人应携带与现金支票上名字相符的身份证去银行提取现金。
(3)支票不要折叠,密码、日期、金额不能涂改。
(4)支票要在有效期内使用(期限为10天)。
(5)作废或过期支票一律由本单位经办人员换取,校外人员不予办理。
(6)遗失现金支票由本人立即到银行挂失,并及时通知计财处,以免造成损失;转帐支票遗失不得挂失止付。                
2.办理电汇时注意事项
(1)非同城结算的各类转帐业务需用电汇方式。
(2)办理电汇业务请填写学院电汇申请单,由分管院长签字并由学院会计审核人员审核后到出纳人员处办理。
(3)经办人填写的电汇申请单中填列的帐号、开户行、单位名称必须准确无误,如有差错责任自负。
七、报销时间安排:
每周一至周五9:00----16:00
每月28日至月末为当月结算日,每年12月25日至次年1月5日为计划财务处内部年终结帐,不办理报销业务。   
学期初收费时间根据具体情况而定。
八、本规定自公布之日起实施。
九、本规定解释权在计划财务处。
来源:本站整理  时间:2015/12/10 14:29:00  关键字:财务报销